Repræsentantskabsmøde

Tips til den gode generalforsamling

on January 10 | in AKTUELT, Nyheder | by | with Comments Off on Tips til den gode generalforsamling

Årets første kvartal er højsæson for generalforsamlinger. Her giver Dansk Skytte Union tips til at afholde en bedre generalforsamling, der vil gøre det sjovere at deltage og forhåbentlig også medvirke til at skabe den rette mødestemning. 

Tip 1: Planlægning og styr på formalia
Det er bestyrelsens ansvar at genbesøge vedtægterne og sørge for, at generalforsamlingen afholdes på lovlig vis med rettidig indkaldelse, rette poster på valg mv. Sørg også for på forhånd at have personer på hånden, som vil melde sig som ordstyrer og referent. Ingen kan lide stirrekonkurrencen med sine snørebånd, når en uforberedt bestyrelse desperat spejder rundt i lokalet efter en ufrivillig referent.

Er din klub begunstiget med en taleglad formand er det ekstra vigtigt på forhånd at finde en anden ordstyrer. Mødets dynamik bliver meget bedre, når flere kommer til orde.

Tip 2: Undgå ubesatte poster
Undersøg på forhånd om generalforsamlingen medfører ubesatte poster i bestyrelse/udvalg, f.eks. fordi nuværende frivillige ikke ønsker genvalg, eller forbi posten allerede i dag er vakant. Gør det nemt for nye at tage en tørn. Har du allerede udset dig et medlem, der ville kunne løse opgaven godt, så tag i god tid inden generalforsamlingen en snak med personen og fortæl, hvad der forventes af vedkommende på posten. Opgaverne skal være afgrænsede og tidsforbruget realistisk afstemt efter personens muligheder. Frivillige, der ikke når alle sine opgaver er et problem for hele klubben.

Er der på forhånd ingen oplagte kandidater i kikkerten, så oplys forud for generalforsamlingen om de ubesatte poster, og hvad opgaven kræver. Forsøg at motivere ved at skrive, hvorfor det er vigtigt at få løst opgaverne. Vær åben for at nye kan melde sig og aftal at hjælpe dem godt i gang.

Bestyrelsen har en vigtig opgave med at sikre, at der er engagerede ildsjæle på alle nødvendige poster. De frivillige er klubbens brændstof, uden dem går det udover kvaliteten i klubben.

Huskeliste ved ændringer i bestyrelsen

  • Ny formand: Informer organisationer I er medlem af, eksempelvis Dansk Skytte Union og DGI Skydning, om formandsskiftet. Ansøg om ny SKV1 ved enhver ændring i bestyrelsen, læs mere på SKV-siden. Få adgang til SKV-portalen ved at kontakte SKV. Opdater formandens kontaktinfo på medlemsindberetningsportalen medlemstal.dk – ellers får den nye formand ikke påmindelse om at indberette medlemstal i december-januar.
  • Nyt bestyrelsesmedlem: Ansøg om ny SKV1 ved enhver ændring i bestyrelsen, læs mere på SKV-siden.
  • Husk selvfølgelig også at opdatere klubbens hjemmeside med nye navne og kontaktinfo.

Tip 3: Gør det hyggeligt
Alle deltager i generalforsamlingen i stedet for at lave noget andet. Gør det værd at være til stede. At skabe en konstruktiv mødestemning gavner både det enkelte møde og den fremtidige rekruttering af frivillige, da alle menige medlemmer får et godt indtryk af generalforsamlingen og bestyrelsesarbejdet, der ellers i nogles øre kan klinge lidt gammeldaws.

Klubsammenholdet styrkes af en hyggelig generalforsamling.

Hvis formand, kasserer eller andre, der skal afholde beretning føler sig tryg ved en mere farverig fortælling, kan der med fordel vises billeder fra årets gang, der understøtter det talte ord. Mødedeltagerne vil sandsynligvis finde sig selv på flere af billederne og genopleve de gode stunder i klubbens og deres eget liv det forgangne år, det vil styrke sammenholdet om klubben. Husk at holde beretningen for deltagernes skyld og ikke for din egen, gør det nemt forståeligt (gælder især regnskab og budget) og hold fokus på det vigtigste/sjoveste fra årets gang.

Foruden god stemning under generalforsamlingen kan hyggen komme i form af sjove aktiviteter før eller efter den formelle del. F.eks. en hurtig lille skydekonkurrence i par, hvor makkeren trækkes ved lodtrækning, og parret skyder 5 skud sammen – den ene holder riflen og sigter, den anden tager aftrækket – eller andre gode påfund, der får smilet frem.

God forplejning er også en oplagt del af et hyggeligt møde. Har klubben råd til at dække udgifterne til mad og drikke, er det også et godt signal at sende til deltagerne.

Tip 4: Gør det udviklende
Generalforsamlingen skal gerne nå dybere end den sædvanlige hyggesnak i klubhuset på en træningsaften, så det er også en oplagt chance for at tage snakken: Hvad vil vi egentlig i vores klub?
Vil vi gerne have en velfungerende børne- og ungdomsafdeling? Har vi en træningskultur? Hvad er vores sportslige mål? Hvad gør vi for at få nye medlemmer? Er vores faciliteter så gode og indbydende, som vi realistisk set ønsker? Hvilke aktiviteter vil medlemmerne gerne have for sit kontingent? Hvad skal vi som klub og som frivillige have fokus på det kommende år? Og ikke mindst hvordan? Og hvem er på opgaven?

Selvom den vedtægtsbestemte dagsorden har en række faste punkter, så er det muligt at bruge denne unikke anledning til også at tage en udviklende snak, når nu mange af klubbens trofaste ildsjæle er samlet.

Tip 5: Sig tak og rund godt af
De dedikerede får sjældent den store tak, de reelt fortjener. Generalforsamlingen er for klubben, hvad grundlovsdag er for folkestyret – en festlig stund og anledning til at markere noget særligt. Brug chancen til at takke for året og takke for fremmødet.

Er der frivillige, der afgår fra nøgleposter så husk at sætte et par ord på og takke dem for deres indsats – det er godt både for dig at få brugt anledningen til at takke dem, det er fortjent for dem at blive takket, og det er inspirerende for andre (kommende) frivillige at mærke, at en stor indsats bemærkes og påskønnes.

Få rundet generalforsamlingen godt af, så alle går opløftede hjem med følelsen af, at det nytter at være en del af fællesskabet i netop jeres klub.

Udsend referatet kort tid efter, senest 14 dage og husk det også skal underskrives af referenten. Hold første bestyrelsesmøde snart, mens generalforsamlingens inputs er friske i erindringen. På dagsordenen til første bestyrelsesmøde kan meget passende være en god introduktion til eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer samt en evaluering af generalforsamlingen – hvordan skal den holdes næste gang?

Dansk Skytte Union ønsker jer en god generalforsamling!

Del dine bedste tips til et godt møde i skytteforeningen – skriv til udviklingskonsulenten.

Pin It

related posts

Comments are closed.

« »